一、目的

为了提高学校的采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足学校对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

二、适用范围

适用于本校所有采购的物料及耗材品。

三、基本原则

采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护学校利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

四、工作程序

（一）采购基本事项

1.日常采购（包括但不限于日常办公用品及其它消耗用品）采用现需现购的原则，一般由后勤处人员负责采购，经批准也可由需方直接采购。

2.非日常用品采购（包括但不限于较大型办公器材及物料）应尽量采用月结方式为付款条件与供货商洽谈。

3.对价值超过200元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要，由申请人写出比价申请报告，经校校领导审批后实施。采购人员在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价；在提交采购或申请的同时，采购人员应对新采购物品提供至少3家以上的供货商报价和联系资料，由财务部对提供的供应商（但不限于）进行询价或实地调查。

4.采购应索要普通发票，金额小的需经过财务同意索要收据，网络采购应保留聊天记录及付款证明。

（二）采购申请

1.采购之前，申请人依照所购物件的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“物资申购单”，经审批后每周四下班前交后勤处。

2.紧急采购时，由采购部门在“物资申购单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。特殊情况由申请人向审核人、审批人说明情况，可以先采购再补“物资申购单”。

3.若撤销采购，应及时通知后勤处采购人员，以免造成不必要的损失。

（三）采购流程

1.申请人需将审核人（部门负责人）、审批人（校领导）签字同意的“物资申购单”交于后勤处，由采购经办人在“物资申购单”内填写物品的估算价格、总数量、总金额。

2.各采购经办人在采购之前必须把“物资申购单”交财务部进行审核，报董事长同意后，方能进行采购。

3.物资申购单必须写上学校统一规定的单号报董事长同意后复印一份交于财务。

（四）采购经办人职责

1.建立供应商资料与价格记录。

2.做好常采购物品市场行情的经常性调查。

3.询价、比价、议价及定购作业。

4.所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

5.做好平时的采购记录及对账工作。

（五）采购方式

1.集中计划采购：凡属于日常办公用品尽量集中计划采购。各部门每周四做好下周采购计划进行审批，每周四下班前交于后勤处，周五至下周一为采购时间。

2.长期报价采购：凡常用物资采购需选定供应商议定长期供货价格，可签订采购合同。

3.每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需要两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。

（六）采购实施

1.“物资申购单”批准签字且到财务备案后，办理借支采购金额或通知财务办汇款手续。

2.采购人员按核准的“采购定单或物资申购单”向供应商下单并以电话或其它联系方式确定交货日期或到市场采购。

3.物资采购必须由资产管理员或使用部门验收合格签字后，才能办理入库手续，由采购人员附一份入库单至发票后面交于财务部。

（七）采购付款方式

1.物资采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务经理审核，董事长审批后方可报销。

2.物资采购付款必须见供应商提供送货单及资产管理员开出的入库单、物资申购单、采购合同、收款收据等单据方可结款。

（八）采购经办人行为规范

1.采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写“物资申购单”的金额。

2.采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。

五、附则

各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。

六、本制度经校委会讨论确定后公布实施。